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Autora: Lcda. Cinthia Alcívar Mero Mg.
Instituto Superior Tecnológico Luis Arboleda Martínez

ESTRATEGIAS Y HERRAMIENTAS PARA UN TELETRABAJO EFECTIVO

Ante la declaratoria de la Emergencia Sanitaria y Estado de Excepción en el Ecuador, el Ministerio del Trabajo mediante acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-076 Acuerda: Expedir las directrices para la aplicación de teletrabajo emergente durante la declaratoria de emergencia sanitaria en la que citamos las siguientes:
Art.1.- Del objeto. - El objeto del presente acuerdo del presente acuerdo es viabilizar y regular la aplicación de teletrabajo emergente durante la declaratoria de emergencia sanitaria por coronavirus (COVID-19).
Art.3.- De la adopción de teletrabajo emergente. - A fin de garantizar la salud de los trabajadores y servidores públicos, durante la emergencia sanitaria declarada; será potestad de la máxima autoridad institucional del sector público y /o del empleador del sector privado adoptar la implementación de teletrabajo emergente.
Art.4.- De la implementación de teletrabajo emergente. - Es la prestación de servicios de carácter no presencial en jornadas ordinarias o especiales de trabajo, a través de la cual la o el servidor público la o el trabajador realiza sus actividades fuera de las instalaciones en las que habitualmente desarrolla sus actividades laborales.
Osio Havriluk, Lubizade en su artículo “El teletrabajo: Una opción en la era digital”, define: el teletrabajo, es una opción novedosa que le permite a los países entrar en un nuevo rumbo tecnológico, que invita al progreso y a la preparación de los profesionales en el uso de las TIC, lo cual posibilita el desarrollo de nuevos productos y nuevas economías.
Salas, Luis; Alfaro, Marly en su artículo “Reflexiones del teletrabajo en Educación Superior” define: el teletrabajo es una modalidad que está plenamente definida en normativa internacional de trabajo y también aprobada y ejecutada en las instancias gubernamentales.

El teletrabajo y la comunicación efectiva entre los directivos y sus colaboradores.
El teletrabajo, su conciliación entre vida laboral, familiar y personal puede presentarse con paradojas, contradicciones y tensiones durante el desarrollo de las actividades. Las instituciones que se acogen a la modalidad de teletrabajo o trabajo a distancia, requieren desarrollar estrategias de comunicación, las herramientas tecnológicas para el desarrollo y cumplimiento de las actividades asignadas. Actualmente las tecnologías presentan un abanico de posibilidades en cuanto a plataformas, dispositivos y aplicaciones, que podemos utilizar para fomentar el trabajo en equipo.

 

Estrategias para un teletrabajo efectivo:


Establecer directrices. - El primer paso es realizar una reunión presencial o virtual, según amerite el caso; con la finalidad de crear retroalimentación de los objetivos institucionales, conocer las expectativas de los funcionarios ante los cambios a adoptarse, despejar dudas y adquirir compromisos de cumplimento, este sistema garantizará que los equipos de trabajo estén alineados al mismo propósito.
Realizar un sondeo. – Esta actividad se la realiza para detectar la población de colaboradores que cuentan con conexión a internet y las herramientas tecnológicas para el desarrollo de las actividades en modalidad teletrabajo.
Definir los canales o plataformas virtuales. - Establecer acuerdos, compromisos en la entrega de información y evidencias de teletrabajo, utilizando las herramientas tecnológicas fáciles y amigables de manejar para todo tipo de usuario con la finalidad de evitar futuros incidentes.
Establecer los protocolos que se utilizarán para la entrega de informes. – Es necesario especificar los formatos que se utilizarán para evidenciar el teletrabajo, cronogramas y horarios establecidos en la entrega de reportes y a la persona a quien se debe reportar.
Programar reuniones periódicas. - Las reuniones en videoconferencia es una herramienta importante que evita riesgos de desplazamientos, mantiene el contacto con los funcionarios y fomenta su participación. Se debe agendar oportunamente las reuniones con las personas a convocarse, acordar la hora y fecha para que todos sus integrantes estén presente en la videoconferencia.

 

Herramientas tecnológicas:


El uso y manejo adecuado de los medios de comunicación tecnológicos, permitirán un trabajo efectivo en el desarrollo del teletrabajo, entre los más usados tenemos:
Mensajería instantánea (whats app): Este medio lo podemos utilizar para enviar mensajes individuales, indicadores puntuales o solicitudes de archivos.
Correos electrónicos: Su uso es de carácter formal, se puede utilizar para enviar mensajes grupales con documentos adjuntos o enlaces de interés y solicitar documentos según el volumen de tareas asignadas.
Las llamadas telefónicas y las video llamadas: Son útiles cuando se necesita la comunicación directa o cara a cara, cuando necesitamos realizar un encargo determinado, necesitamos informar un tema o extender una felicitación. Las plataformas a utilizar son: Microsoft Teams, Skype, y la aplicación Whats app.
El Instituto Superior Tecnológico Luis Arboleda Martínez, bajo las directrices del Rector Mg. Hernán Jiménez, se acogió a la modalidad de teletrabajo ante la emergencia sanitaria, bajo las disposiciones laborales expedidas por el Ministerio de Trabajo y los lineamientos de la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación Senescyt.
Aspectos actitudinales: La ejecución de actividades de teletrabajo es nueva para todos, pues en esta transición puede relacionarse como un riesgo e insatisfacción en las actividades laborales para unos y/o tener una influencia positiva del teletrabajo desde sus casas, para otros. Es una oportunidad de desarrollo profesional para los servidores que laboran en el Instituto Superior Tecnológico Luis Arboleda Martínez en su relación con la innovación tecnológica e investigación.
Aspectos aptitudinales: El Instituto Superior Luis Arboleda Martinez en trabajo conjunto con la Comisión de Tics, habilitó la plataforma de Entornos Virtuales Educativos EVA, con procedimientos sencillos y fáciles de manejar tanto para estudiantes como docentes, de esta manera se dio continuidad a las actividades académicas.
Entorno institucional: El éxito o fracaso del teletrabajo se basa en el conjunto de requerimientos que se necesita para su ejecución, donde se presentan grandes desafíos a los que se debe afrontar, en virtud de la demanda que se requiere como institución:
Área administrativa: Se habilitó la asistencia virtual con la aplicación de mensajería instantánea de Whats app y se puso a disposición los correos electrónicos institucionales, de esta manera se brindó atención a la comunidad estudiantil y al público en general.
Colecturía: Se mantiene la relación directa para la gestión de documentación institucional y el levantamiento de información de la comunidad estudiantil y los funcionarios del Instituto Superior Luis Arboleda Martínez en función del Covid-19.
Órgano Académico Superior: Se activador los protocolos y agendamiento de reuniones para gestionar los procesos institucionales en las áreas: académicas, evaluación, acreditación, OCC, entre otros.
OCC: Se aprobó el plan piloto de capacitación virtual MOODLE, para el personal docente y administrativo de la institución.

 

Conclusión:


Actualmente, nos desempeñamos frente a un nuevo modelo laboral, donde ponemos en práctica los valores, la responsabilidad, el profesionalismo y habilidades frente a las herramientas tecnológicas.
Con el aporte de estas estrategias y herramientas aplicadas a la modalidad teletrabajo nos permitirá realizar una retroalimentación de los objetivos institucionales.
El teletrabajo en una oportunidad de conciliación de la vida laboral, familiar y personal de los funcionarios, es una estrategia para desarrollar formas novedosas de cumplimiento en las tareas que van de la mano con la coordinación y planificación de los objetivos.
La motivación constante hacia los equipos de trabajo, marca la pauta, para hacer más productiva y amena su jornada de teletrabajo, esto crea un puente de comunicación entre los directivos y colaboradores asi no sientan el distanciamiento.
Esta guía puede utilizarse para ser adaptada y alimentada según sea la necesidad de cada institución.

Bibliografía:

Bibliografía:
1.- http://www.trabajo.gob.ec/wp-content/uploads/2020/03/ACUERDO-MDT-2020-076-TELETRABAJO.pdf
2.- Osio Havriluk, Lubizade “El teletrabajo: Una opción en la era digital”, Recuperado de: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3252786
3.- Salas, Luis; Alfaro, Marly “Reflexiones del teletrabajo en Educación Superior”, Recuperado de: https://www.researchgate.net/profile/Luis_Diego_Ocampo/publication/299803842_Reflexiones_del_Teletrabajo_en_Educacion_Superior_El_caso_del_
Programa_de_Recursos_Humanos_de_la_Universidad_Nacional_de_Costa_Rica_en_el_sector_de_profesionales_analistas_que_tienen_como_requisito_
ac/links/5705668f08aef745f7176b77/Reflexiones-del-Teletrabajo-en-Educacion-Superior-El-caso-del-Programa-de-Recursos-Humanos-de-
la-Universidad-Nacional-de-Costa-Rica-en-el-sector-de-profesionales-analistas-que-tienen-como-requisito-ac.pdf
4.- Piñeiro Sánchez, Carlos: “EL TELETRABAJO Y LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL”, Universidad de A Coruña.
5.- https://ubits.mx/curso-gratis-bienvenida/microbit-2/

 

STRATEGIES AND TOOLS FOR EFFECTIVE TELEWORKING


Due to the declaration of Health Emergency and State of Emergency in Ecuador, the Ministry of Labour and its agreement No. MDT-2020-076 states: To release the guidelines for the application of teleworking during the health emergency citing the following:

Art.1.- The Purpose.- The purpose of this document is to make a viable application of teleworking during the declaration of health emergency due to coronavirus (COVID-19).

Art.3.- The adoption of teleworking.- To ensure the health of public collaborators, during the current health emergency; the highest institutional authority of the public and private sector will have the faculty to adopt the implementation of teleworking.

Art.4.- The implementation of emergent teleworking: It is the provision of non-face-to-face services in regular or special working days, in which public workers perform and carry out work activities.1

Osio Havriluk, Lubizade in his article "El teletrabajo: Una opción en la era digital", (“Teleworking: An Option in the Digital Age”) defines: Teleworking is a recent option that allows countries to enter a new technological course and invites professionals to get training and improve the use of ICTs resources which enables the development of new products and economies2.

Salas, Luis; Alfaro, Marly in his article "Reflexiones del teletrabajo en Educación Superior" (“Reflections of Teleworking in Higher Education") defines: Teleworking is a modality that is fully defined in international labor standards, it is also approved and executed by governments entities.
Teleworking and effective communication between managers and their collaborators.

The balances among labor, family, and personal life during teleworking can present paradoxes, contradictions, and tensions during activities. Institutions that embrace teleworking or remote work modalities require the development of communication strategies, technological tools for the development, and the fulfillment of assigned tasks. Currently, the technologies show a range of possibilities in terms of platforms, devices, and applications that can be used to encourage teamwork.

Strategies for effective teleworking:

Setting guidelines: the first step is to summon a meeting, being this face-to-face or virtual according to the situation, in order to create feedback around the institution´s objectives, identifying officers’ expectations on changes that would soon be adopted, solving doubts and obtain compliance commitments. This system will guarantee that working teams are coordinated and aligned towards the same goal.
Carrying out soundings: this activity will be developed to identify the number of collaborators with internet access and technological resources that will be used for completing activities under the teleworking mode.
Defining networks or virtual platforms: to reach agreements and compromises regarding the process of delivering information and teleworking evidence through the use of technological tools that are easy and friendly for all types of users, in this way possible future problems can be avoided.
Establishing protocols that will be used for delivering reports: It is necessary to specify the templates that will be used to prove teleworking, calendar and established schedules when delivering reports and the person they should be sent to.
Scheduling regular meetings: meetings through videoconferencing are important resources to avoid ouster risks; they also keep communication among collaborators as well as encourage their participation. Sessions must be booked at the appropriate time, also a specific hour and date should be agreed so all members can attend the videoconference.

Technological resources:


The adequate use of technological media will allow the effective development of teleworking. Among the most important technological media resources we found:
Instant messaging (WhatsApp): this application can be used to send individual messages, specific guidance, and requested files.
Email: it has a rather formal use; however, it can also be useful for sending group messages with attached files, links, and also for requested documents according to the number of assignments.
Phone and video calls: they are convenient when direct communication is needed when carrying out a specific task, informing something, or extending a congratulation letter. The platforms used are Microsoft teams, skype, and WhatsApp.
Due to the health crisis, under the disposals made by the Ministry of Labor, and the instructions of the Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (Senescyt), as well as the guidelines of Mg. Hernán Jiménez, the principal of “Instituto Superior Tecnológico Luis Arboleda Martínez”, this institution has accepted teleworking mode.
Attitudinal aspects: The execution of teleworking activities is new for all because this transition can be seen as a risk and dissatisfaction when developing work activities for some, and/or have a positive influence for others. It is an opportunity for professional development for workers that collaborate at “Instituto Superior Tecnológico Luis Arboleda Martínez” concerning the technological innovation and research.

Aptitudinal aspects: “Instituto Superior Luis Arboleda Martinez”, working together with the ICTs Commission, enabled the Virtual Educational Environments platform called EVA, with simple and easy-to-manage procedures for both students and teachers providing continuity to our regular academic activities.

Institutional environment: The success or failure of teleworking is based on the set of requirements needed for its implementation, where great challenges are presented and must be faced, in virtue of the demand that is required as an institution:

Administrative area: Virtual assistance was enabled through instant messaging using WhatsApp and institutional emails to offer general educational services to the students and the rest of the local community.

Department of Bursar: The constant and direct relationship with the student community and workers of “Instituto Superior Tecnológico Luis Arboleda Martínez” is kept for the management of institutional documentation during the national health emergency due to COVID19.

Superior Academic Department: The protocols and scheduling of meetings were activated to manage governmental processes in the following areas: academic, evaluation, accreditation, OCC, among others.

OCC: The MOODLE platform virtual pilot course plan was approved to train teachers and administrative staff.

 

Conclusions:


Currently, we are working in a new labor model, where we put into practice our values, responsibility, professionalism, and skills through the application of technological tools. The contribution of teleworking strategies will allow us to provide feedback on institutional objectives.
Teleworking is an opportunity to balance labor, family, and personal life of our workers and it is also a strategy to develop innovative ways and accomplish tasks in accordance with the coordination and planning of objectives.
Constant motivation towards our teams sets the pace to make a regular teleworking day more productive and enjoyable. This creates a communication bridge between authorities and collaborators so that they do not feel the effect of the distance.
This guide can be used, adapted, and fed according to the needs of each institution.

 

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